Modèle et exemple d'un cahier des charges type (CDC) pour un site Internet Web avec la checklist des éléments

Le contenu d'un cahier des charges (CDC) pour un site internet avec la check-list des informations à intégrer.

Un cahier des charges est un document juridique, contractuel rédigé par le client, appelé maître d'ouvrage ou le MOA décrivant ce qui est attendu du prestataire, le maître d’œuvre ou le MOE, pour un projet. Le cahier des charges «pose le problème à résoudre». Un pitch peut-être utilisé pour définir le projet.

Ce document décrit la demande du commanditaire (ou client) et définit précisément le périmètre du projet (notamment en terme de budget, d'organisation, de développement et de planning). Il décrit les objectifs à atteindre et le cadre du système d'information. Le cahier des charges vise à définir précisément les spécifications de bases du système d'information à réaliser. Il formalise de façon simple les besoins et les exigences de l'entreprise pour la réalisation du système d'information. Il doit être le plus précis pour éviter toutes erreurs d’interprétations ou de mauvaise compréhension de la demande.

Par expérience, il manque malheureusement souvent des informations. Les prestataires devront alors les demander aux clients, impliquant alors une surcharge de travail pour le chef de projet MOA et des doutes pour le chef de projet MOE.

Le document "cahier des charges" est le premier pas vers un projet maîtrisé. Il est le référentiel contractuel partagé par le prestataire et le client, ce qui le rend outil fondamental de communication entre les chefs de projet MOA et MOE.

Les conditions juridiques à inclure obligatoirement dans un cahier des charges

Plusieurs informations juridiques sont à intégrer dans un cahier des charges

• un planning précis : les dates de remise de l'appel d'offres, la date de l'annonce de la sélection du prestataire, les étape de validation rt de livraison,...
• les clauses de cession des droits : textes, iconographies, sons,... pour les droits à l'image, les droits d'auteur (SPRD) et les droits de reproduction (SDRM).
• les modalités de sélection du prestataire: il faudra indiquer les critères pour l'attribution du marché: au mieux-disant, optimisation du SEO, qualité de la réponse,...
• les modalités des différentes validations et étapes du projet : par écrit, en réunion, avec un BAT, par procès verbal, avec les chefs de projet MOA/MOE,...

La méthode QQOQCCPC

Qui? Quoi? Où? Quand? Comment? Combien? Pourquoi? Contrainte?

La méthode QQOQCCPC sert à définir dans un premier temps les grands axes du projet.

Qui : quelle est la cible du produit? Les acteurs du projet?

Quoi : qu'est-ce que l'on va faire? Le sujet principal ?

Où : sur quel support le produit sera diffusé ? Dans quels pays?

Quand : quelle est la date de livraison du produit

Comment : avec quel(s) outil(s) de développement ?

Combien : avec quel budget ?

Pourquoi : quel est l'objectif du produit? Connaissance? Commercial? Le message?

Contrainte : quelles sont les contraintes techniques, graphiques ?
     Après avoir utiliser la méthode QQOQCCPC, pour rédiger le cahier des charges du projet, le chef de projet MOA doit aussi se poser les questions suivantes :

• Quel est l'objectif et quel est le but de ce projet dans le développement et la stratégie de l'entreprise?
• Que vais-je apporter de plus et de différent par rapport à la concurrence?
• Quelle lacune mon système d'information va t-il combler? (Parts de marché, visibilité, crédit, image de marque...)
•  Qu'est-ce que l'on gagne avec ce projet? (Parts de marché, visibilité, crédit, image de marque...)
• Qu'est-ce que l'on perd si on ne le fait pas? (Parts de marché, visibilité, crédit, image de marque, gestion de crise...)
• Qui va entreprendre le suivi du produit en interne?
•  Qui va conduire la demande du projet en interne?
• Quelles seront les ressources humaines internes pour la pérennité du projet pour la maintenance et mise à jour?

Les besoins du cahier des charges

Le cahier des charges répond à deux besoins :

•     un besoin interne,
•     un besoin externe.

En interne, le cahier des charges sert à formaliser les besoins et à les expliquer aux différents acteurs du MOA pour s'assurer que tout le monde dans l'entreprise soit d'accord.

En externe, le cahier des charges sert à sélectionner le prestataire (le Maître d'œuvre, MOE) et à organiser la relation client/prestataire tout au long du projet.

Les entreprises extérieures ou le(s) service(s) en interne de l'entreprise se basent sur le cahier des charges pour estimer le coût de réalisation du produit à partir de l'appel d'offres. Depuis la demande exprimée du cahier des charges, les prestataires ou le(s) sercice(s) en interne de l'entreprise réaliseront le dossier de proposition ou dossier de recommandation : c'est la réponse aux problèmes à résoudre.

Le cahier des charges est constitué généralement de quatre parties

1er partie : présentation du projet, avec son historique, son contexte dans l'entreprise, la cible et les objectifs,...

2ème partie : la description du projet avec le contenu général et les éléments techniques du système d'information à réaliser: le support, le type de contenu, la forme, les besoins fonctionnels en front-office, en back-office, description du serveur,....

3ème partie : la liste des prestations et des documents attendus à joindre dans le dossier de proposition.

4ème partie : le cadre de la réponse et de l'organisation du projet. Le planning de l'appel d'offres, les critères et les règles de sélection du prestataire, les conditions de paiement,...

La première partie : présentation du projet, avec son historique et son contexte.

•  Présentation générale et synthétique du projet

• la description de l'entreprise :

• sa date de création,
• les finalités et les objectifs de l'entreprise,
• le nombre de salariés,
• le chiffres d'affaires,

• Le contexte du projet.

• La description générale du projet.

• L’environnement et les enjeux : les principaux concurrents.
  

• Les objectifs (qualitatifs/quantitatifs) du système d'information à réaliser dans la stratégie (générale et de communication) de l'entreprise.

• les cibles :

• principales
• secondaires
• relais

• la typologies du site : institutionnel, web-documentaire, vente en ligne, application pour téléphone portable,...

• Le contenu général du projet,

• la ou les langues du contenu.

• le support de diffusion : site Internet, application web, DVD,...

• le périmètre du SI : création ou refonte d'un site/application existant. Dans le cas d'une refonte, il faut indiquer les informations suivantes:

• l'adresse du site,
• les raisons de la refonte,
• le nombre de pages,
• les médias utilisés : texte, sons, image, vidéos,....
• le(s) langage(s) de programmation utilisée(s) ; html, javascript,
• les frameworks si utilisés : Jquery, Bootstrap,....
• le(s) plug-in utilisé(s): Flash, java,
• le serveur utilisé,
• le CMS si utilisé: Drupal, WordPress,...
• un bilan sur le trafic actuel : nombre de pages vues, de visites, mots clés des recherches,...
• un bilan du référencement naturel.

• les différentes étapes de l'appel d'offres et l'organisation du projet en précisant:

• la date limite pour la réponse à l'appel d'offres, 
• la date de l'annonce de la sélection du prestataire,
• la date de livraison du projet,
• le rôle du comité de pilotage du côté de la maîtrise d'ouvrage (MOA).

• Les coordonnées du chef de projet MOA.

• Le budget prévu pour la réalisation du projet. Il n'est pas obligé de le communiquer aux prestataires répondant au CDC. Cela peut-être l'un des critères de sélection, à savoir attribuer des points à l'offre au mieux-disant.

La seconde partie: la description du projet avec le contenu général et les éléments techniques du système d'information à réaliser. 

 Le contenu

• La ou les langues utilisées pour l’écriture du contenu.

• Décrire le style éditorial des textes : institutionnel, technique, vulgarisateur,...

• Les grands axes de l'organisation du contenu : les grandes rubriques et sous-rubriques souhaitées

• la description des type de contenus: images, vidéos, texte, sons,...

• les contenus sont-il fournis par le client?

• si oui à quelle date? 

• Les contenus seront-ils intégrés par le MOA? 

• Si non, dans le cas de la création des contenus

• Combien de pages à créer? 
• Combien de signes par page? 
• Combien de photos par page? 
• Traduction à prévoir? 
• Dans quelles langues ? 
• Combien de vidéos à créer? 
• Quelle est la durée moyenne des vidéo? 
• Traduction avec une voix-off des vidéos.
• En combien de langue(s)?  
• Traduction avec sous-titre des vidéos 
• En combien de langue(s)? 

La forme

• Décrire les attentes pour le design intégrant l'expérience utilisateur UX et l'interface utilisateur UI
  

• présence d'un espace publicitaire?

• présence d'un espace partenaire?

• présence d'un fil d'arianne?

• décrire le type de navigation du SI

• Responsive web design?

• Décrire l'orientation de la conception graphique.

• Indiquer s'il faut respecter la charte graphique de l'entreprise.

 

La description des périmètres et éléments techniques :

• de l'utilisateur: 

• Le(s) support(s) : ordinateur, tablette, téléphone portable,....
• La résolution écran minimum ou prévoir le site Internet en responsive web design (site web adaptatif).
• Le(s) OS avec la version minimum.
• Le(s) navigateurs et version minimum.

• pour l'hébergement :

• serveur : indiquer le nom de société qui gère le serveur existant ou demander de prévoir l'hébergement dans l'offre.

• adresse du site : mentionner l'adresse actuelle du serveur existant ou demander d'acheter le nom(s) nom(s) de domaine, avec redirection vers l'adresse principale à prévoir dans l'offre.

• Taille du serveur pour l'hébergement: définir les caractéristiques du serveur existant ou à prévoir dans l'offre.

•  OS (Linux ou Windows) du serveur : citer l'OS actuellement utilisé ou celui à prévoir dans l'offre. Attention, cela aura une incidence sur le développement et sur le choix du système de gestion de base de données : PHP/Mysql avec des serveurs Linux ou ASP .net Microsoft SQL Server avec des serveurs Microsoft.

• Bande passante : décrire la bande passante actuelle ou a prévoir dans l'offre.

• Nombre de connexions simultanées minimum : préciser le nombre de connexions minimum prévus actuellement ou a prévoir dans l'offre. 

• Nombre de base de données : renseigner le nombre actuel de base de données ou a prévoir dans l'offre. 

• Disponibilités et maintenance en cas de panne : spécifier les conditions actuelles ou a prévoir dans l'offre. 

• Backup storage : signifier les conditions actuelles ou a prévoir dans l'offre.

• Sécurité du serveur : énoncer les conditions actuelles ou a prévoir dans l'offre.

• les besoins fonctionnels en front-office et front end, la partie utilisateur visible par les utilisateurs

• pour le Front office  

• moteur de recherche ?
• pouvoir ajouter des commentaires sur les pages?
• Boutons inscription à la newsletter?
• Boutons pour se connecter au site ou à une partie du site? 
• Décrire les parties du site qui seront accessibles uniquement par inscription. 
• Boutons pour partager les vidéos vers les réseaux sociaux? Inclure la liste des RS souhaités. 
• Boutons pour intégrer la vidéo dans un système d'information?
• Boutons pour télécharger la vidéo?
• Boutons pour s’inscrire au flux RSS?
• Boutons pour l’impression des textes avec création de la page au format PDF ?
• Boutons pour s'inscrire au compte des réseaux sociaux de l'entreprise? Inclure la liste des RS
• Boutons pour envoyer la sélection d'une partie du texte d'une page vers les réseaux sociaux ou par mail? Inclure la liste des RS souhaités. 
• Bouton pour envoyer le lien de la page vers les réseaux sociaux? Inclure la liste des RS souhaités   
• Présence d'un espace publicitaire?
• Présence d'un espace partenaire?
• Présence d'un espace publicitaire Google Adsence?

• pour le Front end

• Contrainte ergonomique?
• Framework(s) actuel(s) ou souhaité(s) ou à prévoir pour le CSS, les rollovers,... ?

• les besoins fonctionnels en back-office et back-end, partie visible uniquement par les administrateurs

• Prévoir la description des différents niveaux de droits d’administration et des fonctions attenantes. 
• CMS : actuel ou souhaité (Drupal, WordPress,...) ou demander de justifier la proposition qui sera préconisée par le prestataire.
• Framework(s) actuel(s) ou souhaité(s) (Jquery, boostrap,...) ou demander de justifier dans l'offre la ou les proposition(s) qui sera/seront utilisées(s) par le prestataire.
• Développer la possibilité d'un envoi Emailing aux abonnés de la newsletter ?
• Prévoir une modération des commentaires? Si oui, demander d'indiquer dans l'offre les solutions envisagées (manuel, mots clés bannis par script) qui seront développés par le prestataire.
• Intégrer des outils de mesure pour l'analyse du trafic? Si oui, il faudra décrire le contenu des rapports:

• informations sur le visiteur?
• origine du trafic?
• temps passé sur la page?
• taux de rebond?
• ...

• Les contraintes

• langage: html 5 uniquement?
• norme W3C?

La troisième partie : la liste des prestations et des documents attendus à joindre dans le dossier de proposition.

Les prestations demandées

• Envisager un accès réservé en ligne pour tester et visualiser la pré-production?

• Prévoir un dossier un liaison à la fin de la production?

• Inclure les propositions pour les demandes et les éléments indiqués et développés dans la partie 2 du cahier des charges.

• Décrire les solutions proposées et le coût pour les médias (textes, vidéos, iconographiques, sonore,..) :

• des clauses de cession des droits :
• des droits à l'image, les droits d'auteur (SPRD)
• des droits de reproduction (SDRM)

• Décrire les solutions techniques proposées pour le développement,

• Adjoindre une maquette fonctionnelle des pages?

• Soumettre une proposition graphique?

• Réaliser une arborescence avec l'organisation précise du contenu avec les rubriques et les sous-rubriques?

• Joindre la méthode pour la recette du projet?

• Prévoir une formation à la gestion et l'utilisation du site:

• pour le CMS (gestion du contenu)?
• pour le back-office?
• pour la partie modération des commentaires?
• pour la gestion des inscriptions?

• Entreprendre une description des différentes attentes. Pour :

• Le référencement naturel SEO?
• la maintenance du site?
• La maintenance du CMS
• La maintenance du serveur?
• Les mises à jour du site?

• Présenter le solutions lors du développement technique du site pour optimiser le référencement naturel  (SEO) du site?

• Concevoir une stratégie de communication de la mise en ligne du site?

• Mise en place d'une campagne d'achat de mots clés Google Adwords? 

Les documents attendus pour le dossier de proposition

• Présentation de la société du prestataire répondant à l'appel d'offres. Avec:
• sa date de création,
• le nombre de salariés,
• le chiffres d'affaires,
• les références clients, 
• les projets déjà réalisés,

• l'équipe du prestataire pour le projet, 

• les réponses aux éléments indiqués et développés dans la partie 2 "Description du projet" et la partie 3 "Prestations demandées" du cahier des charges.

• le devis avec la marge de production apparente des différentes prestations?

• les perspectives d'évolution technologique du produit, 

• la liste des prestataires externes si le MOE (prestataire) en utilise,...

La quatrième partie : le cadre de la réponse et de l'organisation du projet

• Les différentes étapes de l'appel d'offres en précisant:

• la date limite pour la réponse à l'appel d'offres? 
  
• la date de l'annonce de la sélection du prestataire?
• les dates des différentes étapes intermédiaires du projet? structure, conception, développement,
• les dates de validation du projet?
• la date de livraison du projet?

• Les coordonnées du contact MOA en cas de questions complémentaires?

• L'adresse pour envoyer la réponse à l'appel d'offre?

• La liste des documents à joindre à l'appel d'offres, en annexe :

• Clauses de confidentialité?
• Attestation des obligations sociales (paiement des cotisations et contribution sociales) auprès de l'Urssaf, au 31 décembre de l'année précédente?
• Attestation du paiement des impôts et taxes dus au Trésor public?

• Les conditions de la réponse à l'appel d'offre?

• dossier papier en (x) exemplaires,
• avant la date limité indiquée, le cachet de la poste faisant foi, 
• par courrier recommandé? par simple courrier? ...

• Les critères de sélection du prestataire et la méthode de notation des offres:

• au mieux-disant?
• la qualité de la réponse?
• les solutions proposées : organisation, interface UX et UI?
• l'optimisation du SEO, la qualité du recettage?
• la méthode pour le debugage du projet?
• ...?

• Les conditions de paiement :

• la règle du 1/3 (1/3 à la commande, 1/3 à la livraison, 1/3 à la réception de la facture?,
• règlement complet à 60 jours après la réception de la facture?,

• ...?

• Le mode de suivi du projet :

• L'organisation des réunions?
  Physique, téléphonique, visioconférence,..., 

• Le retour des réunions?
  compte rendu de réunion, mail,...

• la procédure des validations?
  par écrit, en réunion, avec un BAT, devant un huissier,...

• les responsables pour les validations?
  Les chefs de projet MOA/MOE, les responsables des services/direction MOA/MOE, les services juridiques MOA/MOE,...

Le contenu d'un cahier des charges pour un projet tuteuré

Une couverture avec :

• Le titre du projet.
• Le nom du document : argumentaire du projet tuteuré
• Le nom de l'agence.
• Les noms (par ordre alphabétique) des membres de l'équipe.
• Le diplôme préparé, l'année scolaire, le département et l'IUT.
• Les logos de l'IUT de Cergy-Pontoise et de l'université de Cergy-Pontoise.

Les quatre parties ci-dessus.

Un glossaire par ordre alphabétique pour les termes professionnels.

En pages annexes

• une synthèse de fiches de lecture (une fiche de lecture par membre du groupe).

• Une synthèse des analyses concurrentielles. 

• La grille d'analyse concurrentielle individuelle.

La soutenance orale dure 15 minutes.

Il s'agit de présenter votre projet selon le schéma classique: introduction, développement, conclusion. Chaque membre de l'agence parle, avec le même temps de parole. Vous présentez les grands axes de votre projet, en commençant par une introduction, contexte/objectif sans oublier de faire une conclusion.

Le PowerPoint

Il faut réaliser parallèlement un PowerPoint pour la soutenance. Il doit être simple et lisible (pas de texte long). Il constitue un complément d'information visuelle complémentaire à la soutenance orale. (Captures écrans des sites analysés, tableau des statistiques, etc.).

• Pas trop de texte, juste des mots clés. Surtout pas le texte complet que vous allez dire oralement.

• Des images pour illustrer vos propos.

• Pas une seule page pour plusieurs idées ou pas la même page pendant 3 minutes.

• Numérotez chacune de vos pages.

• Vidéo(s) intégrée(s) dans le PPT

• Lien(s) Internet dans le PPT

• Synchronisez le contenu de la diapo et la parole.

Conseils pour la soutenance orale

•  On salut le Jury une seule fois et on se présente une seule fois.
• Faire des transitions de paroles simples: pas de "et maintenant je laisse la parole à ...."
• Ne pas se noyer dans les détails.
• Bien se répartir entre-vous la charge de travail lors de la présentation.
• Présenter physiquement les produits, soit en ligne, soit avec des images dans votre PowerPoint, et non uniquement oralement.
• Éviter les redondances et les retours dans la présentation des projets.
• Vérifier le matériel et les installations de vos projets un jour avant la soutenance.
• Regarder le Jury et non l'écran.
• Maîtriser et comprendre l’énoncé de nos propos...
• Pas de paroles entre-vous, attention à votre attitude, à votre corps lors de l'attente.

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